あなたは下記のような悩みを抱えていないでしょうか？
- 話下手を直したい・・・
- 相手に何かを説明する時に上手く伝えられない・・・
- ビジネスの場面でのコミュニケーションスキルを上げたい・・・
このような悩みを解決してくれるのがPREP法です。
PREP法はコミュニケーションスキルの1つで、日常会話やビジネスの場面においてとても役に立ちます。
今回はPREP法を中心にコミュニケーションにおいての重要事項をご紹介します。
本記事を読めば、PREP法に対する理解が深まり、あなたの伝え方やコミュニケーションスキルが上がります。
PREP法とは？
PREP法とは、「結論から話す」方法で、以下の４つの頭文字をとったものです。
Point＝結論
Reason＝理由
Example＝具体例
Point＝結論の繰り返し
なぜ結論から話すことが良いかというと、話の内容が相手にわかりやすく伝わるからです。
結論を先に話して後から付加情報を付け加えていくと、相手の理解度も深まります。
一方、伝え方が上手くない人は、話の内容をはじまりから全部伝えようとして、
「あれで、こうで、そうなって、だから、こうなった。」
というように起承転結で物事を話してしまいがちです。
もちろん物事を順番通りに話していくことは悪いことではありません。
落語やすべらない話などのストーリー性のある内容では、むしろ起承転結で話を進めていきます。
しかし、日常やビジネスの場面での意思疎通では、起承転結での話し方はとてもわかりにくく、合理的ではありません。
相手の中で、結論までの長い話を聞かなければいけないという義務感が生まれてしまいます。
「早く結論を言えよ！」と思わせてしまうハメになります。
それでは実際にPREP法で文章を作ってみます。
今回は「自分の好きなことを相手にプレゼンする場合」でPREP法の文章を作りました。
Point＝結論
私は文章を書くことが好きです。
Reason＝理由
なぜなら、文章を書くことは自分を成長させてくれるからです。
Example＝具体例
文章を書くとインプットした知識がアウトプットされ、記憶定着します。また、思考が整理できていない時に文章に書き出してみると頭の中で考えていることが可視化され、スッキリします。
Point＝結論の繰り返し
なので、文章を書くことが好きなのです。
さらに、会社での上司と部下のやりとりをPREP法を使うパターンと使わないパターンで比較してみましょう。
PREP法を使わないパターン
上司：頼んだ資料は作成できた？
部下：その資料なのですが、実はクライアントから別件のクレームをいただきまして。。。
上司：・・・
部下：ただいまそのクレームの対応に追われております。。。
上司：いや、だから、資料の作成はできてるの？
部下：失礼しました。まだ完成しておりません。
上司：それを先に言ってよ。
PREP法を使うパターン
上司：頼んだ資料は作成できた？
部下：［結論］
まだできておりません。
［理由］
というのも、他に優先しなければいけない業務が発生しました。
［具体例］
それはクライアントからのクレーム対応で急ぎの対応が求められております。
［結論］
したがって、当該資料はまだ作成できておりません。
上司：了解。クレーム対応しっかりして、完了次第、取り掛かってくれれば大丈夫。
このようにPREP法を使うと物事を端的に明確に伝えることができます。
＋α）相手に理解してもらえるように話す
自分にとっては常識のことだと思って話していても、相手にとっては何のことを言っているのかさっぱりわからないということはよくあります。
これは当然のことで、生きてきた環境や価値観、趣味・趣向などは千差万別であるからです。
このような状況を解決するには相手が理解できるレベルまで話をわかりやすくすることが必要になってきます。
そのためには「相手は何も知らない」という前提のもとに話を進めていくことが効果的です。
例えば素人相手に専門用語や横文字、固有名詞を使用することは相手の理解を大きく損ねてしまいます。
したがって、相手のレベル感に合わせて話を進めていくことが大切です。
＋α）相手のフォーマットに合わせる
相手が普段使っている言葉や興味のあるもの、関わりのあるものを話の中に織り混ぜるとより話がわかりやすくなります。
それは相手が日常的に触れているものであるため、話の理解がしやすくなるためです。
例えば、組織の役割を説明する時に相手の好きなスポーツチームで例えてみたり、相手の会社の社内用語を使ってみたりすることが効果的です。
したがって、相手のフォーマットに合わせた言葉を使うと、わかりやすく内容を伝えることができます。
まとめ
- PREP法
Point＝結論
Reason＝理由
Example＝具体例
Point＝結論の繰り返し
→PREP法を使うことによって物事を端的に明確に伝えることができる - 相手のレベル感に合わせて話を進めていくことが大切
- 相手のフォーマットに合わせた言葉を使うと、わかりやすく内容を伝えることができる
